每年這份千字報(bào)告都讓很多公司人頭疼。
徐蓁是中糧置地商管中心的推廣總監(jiān)。除了負(fù)責(zé)大悅城品牌的整體推廣并管理各購(gòu)物中心的項(xiàng)目推廣，她還要直接管理10名下屬。每到年終，徐蓁便會(huì)收到10份年終總結(jié)，這也是她對(duì)員工年終績(jī)效考核的一部分。
這份年終總結(jié)，也叫年終述職報(bào)告，對(duì)大多數(shù)公司人來(lái)說(shuō)并不陌生，但每次到了要寫的時(shí)候，也總有點(diǎn)頭疼。一方面覺得它形式主義，一方面好像真的很難寫。
“公司設(shè)立年終總結(jié)的目的在于績(jī)效管理和強(qiáng)化上下層級(jí)的溝通，”美世咨詢（Mercer）大中華區(qū)合伙人孫力告訴《第一財(cái)經(jīng)周刊》，“除了員工對(duì)一年工作的梳理，年終總結(jié)還作為公司HR進(jìn)行年終績(jī)效的參考。同時(shí)在一些結(jié)構(gòu)不夠扁平化的中國(guó)公司里，通過(guò)工作總結(jié)可以達(dá)到上下級(jí)直接溝通的目的�！�
寶潔（中國(guó)）公司的年終總結(jié)按照部門進(jìn)行，并針對(duì)產(chǎn)品線直接遞交全球的主管部門。優(yōu)衣庫(kù)根據(jù)財(cái)年會(huì)進(jìn)行兩次總結(jié)報(bào)告，包括雇員自評(píng)與對(duì)接管理者的評(píng)價(jià)，而門店員工每周還需要向店長(zhǎng)進(jìn)行一次總結(jié)。
徐蓁會(huì)通過(guò)面訪的形式對(duì)員工的年終總結(jié)進(jìn)行反饋。作為一名中層管理者，這是她調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)相互進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通的一種方式。員工在這一年里做了什么，有哪些進(jìn)步以及對(duì)失誤的思考是徐蓁希望在一份年終總結(jié)中看到的內(nèi)容�！皹I(yè)績(jī)只是其中一個(gè)衡量，思維是否有提升，解決問(wèn)題的能力是否更加成熟更重要�！彼嬖V《第一財(cái)經(jīng)周刊》。
每年的例行總結(jié)也讓公司人產(chǎn)生了一些懈怠情緒。這并不難理解，在中國(guó)一些公司內(nèi)部，由于管理架構(gòu)復(fù)雜，年度總結(jié)通常不能夠向HR及直屬領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行直接反饋，因此這種單向溝通的形式逐漸不被重視。
美國(guó)技術(shù)公司Adobe從2012年開始就對(duì)年終總結(jié)進(jìn)行了改革，公司的一些管理者在那個(gè)時(shí)候也開始思考這種一年一次的總結(jié)制度能否帶來(lái)實(shí)際作用。Adobe將年度匯報(bào)的形式變成實(shí)時(shí)匯報(bào)，而上級(jí)管理者會(huì)在一年工作開始時(shí)與下屬分別設(shè)立工作任務(wù)及預(yù)期，并按照一定的間隔周期進(jìn)行總結(jié)及反饋，例如1個(gè)月。
好好利用你的年終總結(jié)，它不僅是你對(duì)自己職場(chǎng)1年的梳理，也是你和管理者及HR“對(duì)話”的機(jī)會(huì)——能帶給他們很多有用信息。
一份能夠起到溝通和梳理作用的年終總結(jié)通常包括了對(duì)全年工作的闡述、工作效果的呈現(xiàn)及思考，以及對(duì)來(lái)年工作的計(jì)劃。每一部分也都有HR和管理者側(cè)重希望知道的內(nèi)容。記者通過(guò)采訪，試圖幫助你解決“年終總結(jié)到底怎么寫”的困惑。
A 年終總結(jié)可以分為哪幾部分？
萬(wàn)寶盛華集團(tuán)（中國(guó)）人力資源及市場(chǎng)總監(jiān)彭春莉曾在幾家不同行業(yè)的大公司擔(dān)任過(guò)HR。她發(fā)現(xiàn)不同行業(yè)及職能崗位的年終總結(jié)內(nèi)容上也會(huì)有所不同。
譬如消費(fèi)品行業(yè)里銷售崗位的公司人，他們的年終總結(jié)中多會(huì)出現(xiàn)各種量化指標(biāo)，通過(guò)銷售業(yè)績(jī)的完成情況來(lái)評(píng)估這一年的工作；對(duì)于技術(shù)或制造業(yè)的公司，和產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的公司人則可以將不同項(xiàng)目的實(shí)施情況作為描述主體。
一份具有通用性的年終總結(jié)大致由4個(gè)部分組成：對(duì)全年工作不帶任何評(píng)價(jià)色彩的概述、對(duì)工作效果及得失好壞的分析、針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題的改進(jìn)以及來(lái)年工作計(jì)劃。
這實(shí)際上也回答了“一年當(dāng)中我干了什么？”“我干得怎么樣？”“我做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”以及“來(lái)年我還要做什么？”這幾個(gè)問(wèn)題。你也可以將它們通過(guò)自問(wèn)自答的方式做全年梳理。
很多員工的總結(jié)會(huì)受到近期信息效應(yīng)的影響，往往對(duì)近期工作如第三四季度的業(yè)績(jī)及工作有更深的印象。前兩個(gè)季度就會(huì)被淡忘�！皩O力提醒，”年終總結(jié)這4個(gè)部分中，每一個(gè)部分都應(yīng)該是針對(duì)全年進(jìn)行闡述。而日常工作時(shí)，如果有工作記錄的習(xí)慣，在年終時(shí)進(jìn)行回顧，能更好地避免這種時(shí)間上的不平衡�！�
B HR和直屬管理者希望看到哪些內(nèi)容？
“年終總結(jié)能體現(xiàn)出公司人這一年工作的價(jià)值�！毙燧枵f(shuō)，因此她會(huì)重點(diǎn)通過(guò)關(guān)注員工對(duì)工作的評(píng)價(jià)及對(duì)問(wèn)題的思考來(lái)判斷他們的價(jià)值。她也將這些內(nèi)容作為對(duì)下屬年終績(jī)效考評(píng)的一個(gè)參考，比重約占到總體考核內(nèi)容的40%左右。
玫琳凱（中國(guó)）化妝品有限公司高級(jí)人力資源總監(jiān)袁純的關(guān)注點(diǎn)與徐蓁相似。“雇員工作結(jié)果的回顧，對(duì)公司產(chǎn)生了什么樣的貢獻(xiàn)，及現(xiàn)在需要提升自己哪些方面的能力�！边@是她會(huì)在一份年終總結(jié)中會(huì)重點(diǎn)抓取的信息。
“我同樣希望能看到員工的業(yè)績(jī)表現(xiàn)，這是他們?cè)谶@個(gè)過(guò)程中學(xué)習(xí)能力及解決問(wèn)題能力的體現(xiàn)�！迸泶豪�?qū)Α兜谝回?cái)經(jīng)周刊》說(shuō)。
所以“你干得怎么樣？”和“你做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”是HR和管理者在每個(gè)員工的年終總結(jié)里最想要看到的內(nèi)容。孫力建議，從總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容比重上來(lái)說(shuō)，這兩部分的內(nèi)容可以各占35%。
回顧自己這一年的工作成果時(shí)要盡量客觀�！盁o(wú)論HR或是管理者，都想要員工能夠相對(duì)客觀，”孫力說(shuō)，“如果能對(duì)自己的不足進(jìn)行客觀闡述，能給管理者一個(gè)更好的印象。相反，避重就輕，寫一些無(wú)關(guān)痛癢的東西則會(huì)被認(rèn)為在逃避�！�
管理者重視員工對(duì)自己工作及問(wèn)題的分析總結(jié)的原因則在于，他們希望從中獲取到對(duì)于團(tuán)隊(duì)管理有所幫助的信息�！肮芾碚叨枷Ｍ@得一些有復(fù)制性可以傳播的工作案例，去幫助自己管理團(tuán)隊(duì)。”徐蓁說(shuō)。她就是通過(guò)對(duì)下屬的年終總結(jié)進(jìn)行梳理后，發(fā)現(xiàn)購(gòu)物中心的客群總量、客單價(jià)和競(jìng)品分析及跟蹤是提高業(yè)績(jī)的重要因素，這些因素起著不同的作用，對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作方式都會(huì)有正面幫助。
如何讓自己的年終總結(jié)被管理者或HR記住是個(gè)難題，畢竟每到這個(gè)時(shí)候，他們都要面對(duì)幾十甚至上百份千字報(bào)告。這其中有一些可總結(jié)的技巧，比如把主要內(nèi)容提煉成小標(biāo)題，加入一些可視性更強(qiáng)的圖表，用數(shù)字而不是文字來(lái)顯示自己的工作成果，創(chuàng)意性職能崗位的公司人還可以改變報(bào)告的文體、加入一些個(gè)性化的表述方式……這些做法都可以讓你的年終總結(jié)變得更加突出。
C 以下三種常見情況的做法
這一年表現(xiàn)不錯(cuò)，我該怎么突出自己？
這是最好的一種情況，坦白說(shuō)，對(duì)于業(yè)績(jī)和表現(xiàn)比較突出的人來(lái)說(shuō)，即便你不夸自己，領(lǐng)導(dǎo)也能看到你的成績(jī)，所以這種情況下，如何客觀地向領(lǐng)導(dǎo)展示你的具體工作成果、加深印象，是你應(yīng)該在報(bào)告中展現(xiàn)的。
用數(shù)據(jù)和具體案例來(lái)闡述是一個(gè)不錯(cuò)的做法。比如銷售類職位可以偏重業(yè)績(jī)指標(biāo)的達(dá)成率，市場(chǎng)推廣類的職位則可以展現(xiàn)用戶或客戶的增長(zhǎng)率、和競(jìng)品的比較等—不同行業(yè)及職能崗位會(huì)有所差異，但數(shù)字和案例是最具說(shuō)服力的內(nèi)容。
另一個(gè)不錯(cuò)的參考因素是來(lái)自客戶或其他部門的反饋及滿意度，這對(duì)于往往沒(méi)法通過(guò)業(yè)績(jī)指標(biāo)來(lái)衡量工作量的支持型及服務(wù)型崗位的公司人比較有效。這種“他人視角”的總結(jié)方式也可以通過(guò)上級(jí)主管、部門同事對(duì)你的評(píng)價(jià)獲得�？傊锰鲎约簩�(duì)自我的認(rèn)知。
“同時(shí)還應(yīng)該站在一個(gè)團(tuán)隊(duì)的立場(chǎng)上去思考自己取得的成績(jī)�！迸泶豪蛘f(shuō)，“要意識(shí)到這些成績(jī)是在團(tuán)隊(duì)支持和公司資源的基礎(chǔ)上得到的，如果在團(tuán)隊(duì)合作方面能有相應(yīng)呈現(xiàn)的話，也會(huì)更加客觀�！�
這一年我有一些明顯的工作缺失，該回避嗎？
“自己的努力還不夠，學(xué)習(xí)意識(shí)還需要提高�！边@是孫力在年終總結(jié)中經(jīng)�？吹降木渥�。這些總結(jié)往往通篇列舉了自己的工作成績(jī)，但對(duì)問(wèn)題及造成問(wèn)題的原因卻只有一些無(wú)關(guān)痛癢的表述。
他能理解這種現(xiàn)象為什么會(huì)出現(xiàn)在個(gè)人總結(jié)里�！耙恍﹩T工會(huì)認(rèn)為HR或者上級(jí)看到自己的問(wèn)題和不足會(huì)抓住不放，但如果是氛圍相對(duì)開放、結(jié)構(gòu)扁平的公司，其實(shí)不會(huì)出現(xiàn)這樣的情況�！�
雖然沒(méi)有一個(gè)可以量化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定功過(guò)得失在一篇年終總結(jié)中的分配，但工作中的問(wèn)題和自己的不足往往都是HR和管理者在意的內(nèi)容。
徐蓁在負(fù)責(zé)朝陽(yáng)大悅城項(xiàng)目時(shí)，自己團(tuán)隊(duì)面臨的一個(gè)問(wèn)題是顧客反映在一個(gè)樓層內(nèi)找到目標(biāo)店鋪的位置會(huì)比較麻煩。在當(dāng)年的員工總結(jié)里，不少人都提到了這個(gè)問(wèn)題，他們的分析是團(tuán)隊(duì)在導(dǎo)引圖的呈現(xiàn)方式及動(dòng)線的設(shè)計(jì)上有一些疏漏，不夠直觀。第二年員工便在購(gòu)物中心的動(dòng)線上增加了不少前方店鋪的指示牌，這讓新一年的顧客滿意度得到了提升。
正確看待自己工作上的不足、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并通過(guò)具體工作方式及做法去呈現(xiàn)解決問(wèn)題的方法，讓領(lǐng)導(dǎo)了解你正在努力嘗試處理好問(wèn)題，而不是一筆帶過(guò)。
另外，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)造成一些問(wèn)題的原因并不完全來(lái)自于個(gè)人時(shí)，也可以在年終總結(jié)中提出來(lái)�！叭绻莾�(nèi)部流程或溝通上面出現(xiàn)了錯(cuò)誤，而員工也意識(shí)到問(wèn)題，這會(huì)是個(gè)好現(xiàn)象。可以幫助管理者改進(jìn)績(jī)效方式及流程優(yōu)化。”袁純說(shuō)。
這一年我表現(xiàn)平平，該怎么寫？
通常在生產(chǎn)和后臺(tái)支持型職能崗位會(huì)出現(xiàn)工作1年之后，發(fā)現(xiàn)沒(méi)有可量化數(shù)據(jù)及成果的尷尬，于是在年終總結(jié)上呈現(xiàn)的內(nèi)容也就變得平淡空泛。這多少是出于崗位內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化或服務(wù)支持性更強(qiáng)的原因。
“這些員工在進(jìn)行年度終結(jié)時(shí)，重要的還是進(jìn)行職位的清晰定位，”孫力說(shuō)，“弄清楚自己的工作本質(zhì)是做哪些事情，這些事情實(shí)際上就是你的工作指標(biāo)，雖然難以量化，但是把自己的職能通過(guò)不同的小點(diǎn)列出來(lái)，再評(píng)判自己是否履行好。沒(méi)有出現(xiàn)失誤，本身就是不錯(cuò)的成績(jī)。”
而來(lái)自其他被支持和服務(wù)部門同事的滿意度及反饋，也是可以作為衡量自己工作成效的一個(gè)維度。
D 好好利用你的年終總結(jié)
在一個(gè)有效的反饋體系里，年終總結(jié)需要管理者和HR進(jìn)行反饋及溝通。一些公司通常會(huì)在之后進(jìn)行一對(duì)一的面談。這實(shí)際上也讓員工更重視年終總結(jié)這一形式，“如果直線上司和HR都沒(méi)有任何反饋，就無(wú)法形成互動(dòng)，這個(gè)部分存在的價(jià)值也就失去了一半�！迸泶豪蛘f(shuō)。在結(jié)構(gòu)龐雜的公司里，這也會(huì)是一個(gè)比較難得的溝通機(jī)會(huì)。
即便你的公司沒(méi)有進(jìn)行這種交流安排，但你所寫的內(nèi)容也會(huì)成為管理者和HR來(lái)年調(diào)整管理方向的參考。比如對(duì)自己缺失能力方面的闡述，會(huì)被HR作為下一年是否有必要提高這塊的培訓(xùn)內(nèi)容的參考。如果希望獲得團(tuán)隊(duì)或管理者在某一方面的資源支持，也可以在年終總結(jié)中體現(xiàn)—可以說(shuō)，年終總結(jié)既是對(duì)自己1年工作的梳理，也是對(duì)公司管理的意見反饋。
